| 鈴木研究室の経費で学会等に参加する場合のチェックリスト （2024.7.4 更新） |
研究室の皆さんへ
出張申請や学会の参加登録費の立替請求などの手続きは、原則、私（鈴木）が行います。（学振DCが自分の科研費で出張等を行う場合は、各自が要対応です）
皆さんに準備してもらう必要がある書類がかなり多くありますので、下記に要点をメモします。各種申請に必要な書類は、随時更新されますので、最新のものを適宜配布します。
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| 共通 |
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□ 振込先等登録依頼書
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皆さんの銀行口座に、旅費や、参加登録費、謝金、TAの給与などを振り込む際に必ず必要です。１度提出すればOKですが、学類から大学院など所属が変わった際や、住所や口座が変更になった場合は再提出が必要です。
→ 口座情報等を、学生自身が振込システムに入力する方式に変更となりました（2024年7月確認）。 |
| 国内出張 |
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| □ 学会・講習会等のホームページ |
学会の会期、会場が示されているもの。通常は、Topページや会場というページに記載があります。ホームページによっては、画面の印刷がうまくいかない場合があります。その時は、Printスクリーン機能を使って印刷できます。 |
| □ 発表プログラムで自分の発表が載っているページ |
発表日程が分かるもの (出張申請時に、プログラムが出来上がっていない場合は、なくてもOK） |
| □ 学会・講習会主催者等からの参加許可通知 |
学会発表の場合は、通常、「貴方の発表は、○○日の△△時からです」、といったメールが届きます。そのメールを印刷してください。
また、定員のある講習会に参加する場合なども、事前登録を行ったことが分かる書類を印刷しておいてください。 |
| □ 宿泊先ホテルの予約確認書 |
楽天トラベルやじゃらん等で予約する場合がほとんどです。日程全体の宿泊先が分かるようにしてください。
知人・親類宅等に泊まる場合は、口頭でOKですので事前に教えてください。 |
| □ （飛行機利用の場合）E-チケット、領収書、半券 |
移動に飛行機を利用する場合は、E-チケット、領収書、搭乗券の半券が必要です |
| □ （パック、ツアー利用の場合） |
要確認（鈴木まで） |
| ＊ 学割 |
（研究室への書類提出は不要ですが） 利用可能な場合は、かならず利用してください。 |
| 外国出張 |
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| ＊ パスポート・ビザ（査証） |
（研究室の書類提出は不要ですが）かならず、有効期限を確認して下さい。渡航先によって、必要な有効期限が異なります。また、ビザが必要な場合は、各自、早めに手続きを御願いします。 |
| ＊ 「はばたけ」申請 |
可能な場合は、研究科に旅費の補助を申請します。（詳細は別途） |
| □ フライトのE-チケット |
各自の名前、日程、フライト名、チケット全体の金額が入っていること。
フライト購入の際は、経費節約のため、航空会社のWebサイトから直接、あるいは、楽天トラベルなどの旅行代理店から購入します。
（安全上の問題もありますので、フライト購入の際は、かならず、私とよく相談すること）
旅行代理店を通す時は、その手数料も含め、最終的な金額がはっきり分かるものを用意してくだい。両面印刷でOK。
E-チケット後半の細かい旅行規定のページなどはなくてもOK |
| □ フライトのクレジットカードの引き落とし明細 |
航空券は、ほとんどの場合、まずは皆さん各自のクレジットカードで購入することになります。（ネットで早めに引き落とし額が分かるカードがベターです。自分のクレジットカードをつかえない、上限額が低い場合などは要相談）
ネットで表示・ダウンロードして印刷した請求書については、「カード保持者の名前、請求額、請求項目」が分かるように印刷してください。紙ベースで郵送されてきた請求書については、まず、カード保持者の名前、請求額、請求項目」が印刷されているページをコピーしてください。
上記の最終的な金額と一致していること。
フライト購入以外の項目（限度額、他の買い物、ポイントなど）は、まず、黒のマジックでフライト関連以外を塗りつぶしてから、「やや濃いめ」でコピーしたものを提出してください。
なお、フライトのE-チケットが円建てで発券されており、また、領収書も円建てで発行されていて、購入金額と一致している場合は、クレジットカードの引き落とし明細は特に必要ないはずです （例： HISや楽天トラベルなどで、予約・発券した場合など） |
| □ 宿泊先ホテルの予約確認書 |
楽天トラベルやBooking.comで予約する場合がほとんどです。日程全体の宿泊先が分かるようにしてください。
（Webサイトに掲載されている利用者コメント等を参考にして、安全な場所を選ぶこと。） |
| □ 学会のホームページ |
学会の会期、会場が示されているもの。通常は、TopページやVenueというページに記載があります。ホームページによっては、画面の印刷がうまくいかない場合があります。その時は、Printスクリーン機能を使って印刷できます。 |
| □ 発表プログラムで自分の発表が載っているページ |
発表日程が分かるもの (出張申請時に、プログラムが出来上がっていない場合は、なくてもOK） |
| □ 学会主催者等からの、発表許可通知 |
通常、「貴方の発表は、○○日の△△時からです」、といったメールが届きます。そのメールを印刷してください。 |
| □ 海外渡航届 |
筑波大学のWebサイトから、学生各自が要入力です。詳しくは3F402の掲示を見て下さい。入力後、「提出完了」と表示されたページを印刷してください。 |
| □ 旅行日程表（2021年2月追加） |
海外渡航システム（TRIP）から入力 |
| □ 空港までの移動ルート |
口頭でOKですので、実際に使う予定のルート（バス、電車など）を教えてください （旅費を計算する際に必要です）。
帰国後、もし予定が変更になった場合は教えてください。 |
| □ ホテルの領収書あるいは宿泊証明書 |
ホテルにカードあるいは現地で直接支払う場合は、かならず、領収書をもらってきてください。
楽天トラベル等で事前に支払う場合は、楽天トラベル等の領収書を印刷してください。 |
| □ 搭乗券の半券 |
帰国後、要提出です。無くさないように！
自分で印刷していくタイプの搭乗券（ボーディングパス）を自分で発券する場合も最近は多いですが、帰りは、現地で印刷した搭乗券をもらう場合がほとんどです。無くすと、「始末書」、を提出する必要があるので、十分気を付けてください。 |
| ＊ 輸出管理 （鈴木が記入） |
輸出管理が必要な国に渡航する場合は、早めの手続きが必要です。学生各自が要署名、押印 |
| ＊ 旅行日程表 （鈴木が記入） |
研究室ガイダンスの時に登録してもらった、緊急連絡先等を記入します。もし変更がある場合は、教えてください。
→ 海外渡航システム（TRIP）から入力 に変更 |
| ＊ 旅行保険 |
（研究室への書類提出は不要ですが）かならず保険に入ってください。クレジットカードに付帯されているものでもOKです。 |
| ＊ 帰国後のミニプレゼン |
ホームページに小さい写真を載せますので、現地の写真を撮ってきてください。学会に参加したことが分かるものがベターです。
また、簡単な「出張報告会」を帰国後に行っています。 |
| 参加登録費等の経費請求 |
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| □ 参加登録費のクレジットカードの引き落とし明細 |
フライトの場合とほとんど同じですが、ひとまとめにせず、別途、参加登録費についても同様の書類を準備してください。
（出張旅費と経費立替請求の申請先が異なるためです） |
| □ 参加登録費の詳細が分かる学会ホームページ |
事前登録は○○ユーロ、▲▲日以降は□□ユーロ、といったページが必ずあります。学会参加前に、各日に印刷を御願いします。特に、事前登録日以降は、前の情報が消されてしまう場合があるので、あらかじめPDFに印刷しておくことをおすすめします。 |
| □ 参加登録費の領収書 |
学会主催者側から、メールで送られてくる場合と、現地でもらう場合があります。かならず受け取って、無くさないようにしてください。領収書に自筆のサインと領収書を受け取った日付を記入しておいてください（鉛筆不可） |
| □ 経費立替請求書 |
書類はこちらで準備しますが、皆さんの印鑑が必要です。 |